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HR Administrator

Festanstellung, Teilzeit · Germany, Berlin

Über uns
ProVeg ist eine gemeinnützige Organisation mit dem Fokus auf das Thema Ernährung und hat das Ziel, den weltweiten Tierkonsum bis zum Jahr 2040 um 50% zu reduzieren. Wir sind in acht Ländern auf vier Kontinenten aktiv und wachsen rasant. Wir arbeiten mit Regierungen, privaten Unternehmen, öffentlichen Einrichtungen, medizinischen Fachkräften und der Öffentlichkeit zusammen, um die Welt beim Übergang zu einer stärker pflanzlichen Gesellschaft und Wirtschaft zu unterstützen, die für Menschen, Tiere und unseren Planeten nachhaltig sind.

Wo immer es möglich ist, basiert unsere Strategie auf empirisch fundierten Erkenntnissen. Wir sind bestrebt, stets auf dem neuesten Stand der Forschung zu bleiben und unsere strategischen Überlegungen und unsere Öffentlichkeitsarbeit dementsprechend anzupassen. Wir evaluieren alle unsere Aktivitäten, um sicherzustellen, dass wir unsere Ressourcen optimal einsetzen, um unser Ziel zu erreichen.

ProVeg fördert eine Kultur, in der Herausforderungen durch konstruktives Feedback zu Entwicklungsmöglichkeiten werden. Die Veränderung des globalen Nahrungsmittelsystems ist eine große Aufgabe, und wir suchen Teammitglieder mit Ideen, die Weitsicht zeigen und neue Gesichtspunkte einbringen. Kreatives Denken und kritisches Problemlösungsvermögen sind unerlässlich, um unsere ehrgeizigen Ziele zu erreichen. Wir glauben, dass eine Organisation, die Raum für alle Arten von Stimmen schafft, eine effektivere Organisation ist.


Chancengleichheit bei ProVeg International

ProVeg International setzt sich stark für eine Chancengleichheit im Bewerbungsverfahren ein, unabhängig von Hautfarbe, Religion, Geschlecht, Alter, nationaler Herkunft oder Abstammung, Geflüchteten-Status, genetischer Information, Behinderung, Familienstand, Elternschafts-Status, Schwangerschaft, sexueller Orientierung, HIV-Status, geschlechtlicher Identität und Ausdruck der Geschlechtlichkeit.

Besonders ermutigen möchten wir People of Colour, Frauen, Menschen mit Behinderung, Menschen aus LGBTQIA+ Communities, ältere Menschen, geflüchtete Menschen und Menschen die mit HIV leben, sich bei ProVeg International zu bewerben.


Rollenzusammenfassung

We are looking for an HR Administrator to support our Human Resources Department. You will act as the first point of contact for internal and external HR-related queries and be responsible for HR administration.

Aufgaben
  • Organising and maintaining personnel files

  • Updating internal databases (e.g. record leave)

  • Drafting HR documents (e.g. employment contracts, references)

  • Liaising with external partners (e.g. insurance providers), and ensuring legal compliance

  • Creating regular reports and presentations on HR metrics (e.g. turnover rates)

  • Providing staff support in all HR-related issues

  • Liaising with the payroll department and providing relevant employee information (e.g. absence, sick days and work schedules) 

  • Arranging travel accommodations and process expense forms

  • Supporting HR projects (e.g. help organise a job fair)

  • Minute-taking

Anforderungen
  • Proven experience working as an HR Administrator, or a similar role

  • Experience in of working with HR software (desirable)

  • Ability to work accurately and efficiently, with a high level of attention to detail

  • Ability to work to tight deadlines and manage priorities

  • Excellent organisational skills

  • Pro-active problem-solving skills  and ability to identify potential improvement and streamlining of processes 

  • Excellent communication skills in English; German language skills preferred

  • Communicating effectively with a wide range of people, both in person and via telephone

  • Willingness to take over additional tasks as and when they arise

  • Maintaining confidentiality and professionalism at all times

  • Promoting positive team dynamics by sharing knowledge and supporting colleagues

  • Excellent interpersonal skills and ability to deal with all staff issues in a respectful and compassionate way 

  • Actively promoting equality, diversity and inclusion across the organisation

  • Ability to positively influence organisational culture

Unser Angebot
  • Strong organisational focus on personal development and designated training budget

  • Flexibility around working arrangements

  • Delicious and healthy vegan lunch every day at our Berlin office, unlimited supply of fresh fruits

  • And last but not least: Become part of a great team and work with us towards  a world where everyone chooses delicious and healthy food that is good for all humans, animals, and our planet

Wann?

Application deadline: 31 December 2018

Phone interviews: Beginning of January 2019

Face to face interviews: Mid-January to end of January 2019

Start date: February 2019 

Weitere Informationen
Our Application Procedure

Your application should include a cover letter and CV. Please tell us how you found this job ad! Please send us your application using our online form. (https://proveg.com/jobs/) Thank you!


The upcoming steps include:

  1. Online test

  2. Online trial tasks

  3. A first phone interview

  4. A personal interview and an optional “trial day”, that includes the handling of tasks that are typical for the role you are applying for. If you are not from Berlin you can do this tasks at home. That helps us to get to know you and your way of working better, and gives you a chance to get a full picture of the job and us

  5. The final decision may need an extra interview

Infos zur Stelle

Reports to: Head of HR and Volunteer Management

Department: Human Resources

Location: Berlin, Germany

Hours: 32-40 h per week

Salary: 24 - 26 k € per year, depending on experience and qualifications

Ihre Bewerbung

Wir freuen uns über Ihr Interesse an ProVeg. Bitte nutzen Sie für die Zusendung Ihrer Bewerbung nur das folgende Formular. Sie können die Fragen auch auf Deutsch beantworten, sofern in der Ausschreibung nicht explizit nach englischen Bewerbungsunterlagen gefragt wurde.

Das Bewerbungsverfahren dauert zwischen vier und acht Wochen und sieht folgende Schritte vor:

  1. Screening durch die Personalabteilung
  2. Screening durch die Fachabteilung
  3. Bearbeitung von Probeaufgaben
  4. Erstes Interview
  5. Eventuell zweites Interview
  6. Zusage
Für Bundesfreiwilligendienste und Praktika wird der Prozess etwas abgekürzt und in der Regel nur ein Interview durchgeführt. Die Probeaufgaben werden in diesen Fällen meist in Form von Probetagen bei uns im Berliner Büro durchgeführt.

Bitte übermitteln Sie uns Ihre Bewerbung samt Anschreiben, Lebenslauf und der relevanten Zeugnisse mithilfe des folgenden Formulars. Zur leichteren Handhabbarkeit bitten wir Sie, uns nur eine PDF-Datei (max. 3 MB) zu schicken. Ansprechpartnerin ist unsere HR-Managerin Nora Winter.
Durch das Halten der CTRL-Taste auf Windows oder der CMD-Taste auf Mac können mehrere Dateien gleichzeitig für den Upload ausgewählt werden.